Uit ons webinar "Reinventing HR" blijkt dat er een zorgwekkende trend gaande is: de betrokkenheid van medewerkers en de Trust Index-cijfers staan bij veel organisaties onder druk. Dat blijkt onder andere uit het medewerkersonderzoek van Great Place to Work. De Trust Index-score meet vertrouwen, trots en plezier binnen organisaties. Dit is geen 'zacht' hr-probleem; het is een directe bedreiging voor de bedrijfsresultaten.

Organisaties met een hoog werknemersvertrouwen en meer betrokkenheid van de medewerkers presteren aantoonbaar beter, vertelt René Brouwers van Great Place to Work. Een lage Trust Index daarentegen leidt tot hogere verloopkosten, lager verzuim en verminderde productiviteit – het fenomeen van 'stille ontslagen' ligt op de loer. Om het tij te keren, moeten de zogenaamde 'micro-momenten' verbeterd worden. De vele, vaak over het hoofd geziene interacties die het vertrouwen van de medewerker dagelijks opbouwen of juist afbreken.

Vijf kritieke momenten die vertrouwen ondermijnen

Deze micro-momenten bepalen de medewerkers-ervaring en de organisatiecultuur. Ze moeten worden opgelost om meer betrokkenheid van de medewerkers te realiseren.

1. Contract ondertekenen & onboarding: Wordt de nieuwe medewerker overspoeld met traag papierwerk? Of weet de leidinggevende op de eerste dag niet waar de nieuwe collega moet zitten? Dan kom je als bedrijf ongeorganiseerd, of erger: ongeïnteresseerd over. 

2. De hr-vraag: Als de medewerker bijvoorbeeld een eenvoudige vraag heeft over verlof en vervolgens wordt doorverwezen van afdeling naar afdeling, kan dat heel frustrerend werken. De medewerker voelt zich een nummer, wat de afstand tot hr vergroot.

3. Het feedbackmoment: Functioneringsgesprekken moeten geen verplicht jaarlijks kunstje zijn. Als feedback en evaluaties aanvoelen als een afvinklijst zonder focus op echte, consistente groei, werkt dat demotiverend. De werknemer gelooft niet meer in een eerlijk ontwikkelpad. Soms worden feedbackmomenten helemaal overgeslagen: dat is helemaal funest voor de betrokkenheid van de medewerker. 

4. De momenten met de leidinggevende: Inconsistente communicatie of afwezigheid van de leidinggevende, zeker wanneer het spannend wordt, zorgt voor een gevoel van onveiligheid en stress. 

5. Wanneer werknemers extra ondersteuning nodig hebben: Je hebt natuurlijk regelingen voor bijvoorbeeld een ziekmelding of loondoorbetaling. Maar is er ook persoonlijk contact? 

Iemand die vraagt: ‘Wat heb je van ons nodig om je werk los te laten?’. Zo niet, dan voelen medewerkers zich in de steek gelaten. Het resultaat: lage loyaliteit en risico op burn-out. 

Stappenplan voor meer betrokkenheid van de medewerkers

Door deze momenten in kaart te brengen voor jouw organisatie, kun je ze gericht verbeteren. Zo maak je van deze pijnpunten een succesverhaal. Gebruik dit stappenplan om van een lage Trust Score naar meer betrokkenheid van de medewerkers te komen:

Stap 1: Kijk naar de kosten. Wat zijn jullie belangrijkste cijfers? Denk aan het verloop in de eerste zes maanden of de tijd die het kost om hr-aanvragen af te handelen. Stel een nulmeting op ("Ons verloop in Q1 was 15%"). Dit is bewijs voor de directie dat het nu geld kost. 

Stap 2: Breng de employee journey in kaart. Focus op de vijf eerder genoemde ‘moments that break trust’. Praat met je medewerkers over hun ervaring en meet de NPS (Net Promoter Score). Zo weet je precies waar de schoen wringt.

Stap 3: Herontwerp en vereenvoudig de processen door ze digitaal, intuïtief en efficiënt te maken. Zelfs in een klein bedrijf betekent dit: geen gedoe met printen en inscannen. Een snel, gepersonaliseerd digitaal contractproces is een goed voorbeeld. 

Stap 4: Vervang generieke regelingen met een persoonlijke, mens-centrale aanpak. Dit is geen ‘nice-to-have’, zoals Maaike de Wit (Rvdb) zegt, maar “dit raakt élke organisatie”. Geef je leidinggevenden de ruimte om maatwerk en persoonlijke gesprekken te voeren die de betrokkenheid van medewerkers versterken. 

Stap 5: Presenteer de nieuwe cijfers. Herhaal de metingen van stap één na zes maanden. Vertaal de verbetering (bijvoorbeeld een stijging van de Trust Score) terug naar de business case: "Een stijging van 10% heeft geleid tot een verlaging van 2% in het verloop, wat resulteert in een besparing van € [X]."

Door deze stappen te volgen, herstel je niet alleen het vertrouwen, maar transformeert je hr van een afdeling die repareert naar een afdeling die aantoonbaar bijdraagt aan de bedrijfsresultaten door het vergroten van de betrokkenheid van de medewerkers. Hiervoor is leiderschap nodig, zeggen Brouwers en De Wit. Leiderschap dat ervoor zorgt dat de hr-strategie opgenomen wordt in de algemene strategie. Want alleen zo zorg je ervoor dat er écht aandacht naar hr, en dus de medewerker, gaat.